Ortalığa veya herkesin ulaşabileceği yerlere koymayın. Kaybolursa, çıra gibi yanarsınız.Üç yıla kadar “hapis” ve 73 bin liraya kadar “adli para cezası”.  Para cezasını ödemezseniz, ayrıca iki yıla kadar “hapis” cezası var! Bu cezalar, “kırk katır mı kırk satır mı?” cezasından bile ağır! Hem Ticaret Kanunu hem de Vergi Usul Kanunu yönünden,“hapis cezaları” var.

TÜRK TİCARET KANUNU
Yeni Türk Ticaret Kanunu’na göre, ticari defterlerin; mevcut olmaması, hiç bir kayıt içermemesi, ticaret Kanunu’na uygun saklanmaması durumlarında, sorumlular 300 günden az olmamak üzere, 730 güne kadar “adli para cezası” ile cezalandırılırlar (Yeni TTK Md. 562/6). Para cezası da günlük 20 ila 100 lira arasında değişmekte olup, “73 bin liraya kadar” uygulanabilmektedir (Türk Ceza Kanunu, Md. 52). Para cezası ödenmediği durumlarda, 300 günden 730 güne kadar “hapis cezasına”dönüşmektedir. Bu cezanın ertelenmesi veya paraya çevrilmesi de söz konusu değildir (5275 sayılı Kanun Md.106).Aman defterlere dikkat edin, onu gözünüz gibi koruyun.
Defterlerin kaybolması veya başka bir nedenle, inceleme elemanına ibraz edilememesinin cezası da “kırk katır mı kırk satır mı?” dedirtecek cinsten. Hem hapis hem de para cezaları var. Varlığı noter tasdik kayıtları veya diğer şekilde sabit olan defterlerin, vergi incelemesine yetkili kişilere ibraz edilmemesi, “gizleme” sayılıyor. Bunun yaptırımı ise “18 aydan 3 yıla kadar hapis” cezası (VUK. Md.359/a-2). Olay bununla da bitmiyor. Defterlerin, vergi incelemesi yapmaya yetkili olanlara herhangi bir nedenle “ibraz edilmemesi”, re’sen takdir yolu ile re’sen vergi tarhını gerektirir (VUK Md.30/4).Takdir olunan matrah farkı üzerinden hesaplanan verginin de “üç katı tutarında” vergi ziyaı cezası kesilir (VUK. Md. 344/2).

KDV VE CEZASI
Defterlerin kaybolması ya da ibraz edilmemesinin, KDV yönünden de yüklü faturası var.KDV’nin indirilebilmesi için, fatura ve benzeri belgelerin “kanuni defterlere kaydedilmesi” gerekir.Defterlerin ibraz edilemediği durumlarda, KDV indirimleri (yani alınan faturalarda yazılı olan KDV tutarı) kabul edilmez ve üç kat vergi ziyaı cezası ile birlikte istenir.

ÇÖZÜM NE?
Çözüm, “zayi belgesi” diye adlandırılan bir belgeyi almaya bağlı.Yeni TTK’nın 82/7. maddesine göre, defter ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir “afet veya hırsızlık” sebebiyle ve yasal saklama süresi içinde ziyaa uğrarsa (kaybolursa), olayın meydana geldiğinin öğrenildiği tarihten itibaren 15 gün içinde, ticari işletmenin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden, kendisine “zayi belgesi” verilmesini ister.
Zayi belgesinin verildiği durumlarda, Türk Ticaret Kanunu yönünden para ve hapis cezaları uygulanmaz. Vergi Usul Kanunu yönünden de üç kat vergi ziyaı cezası uygulanmaz. KDV yönünden ise, zayi belgesi alınsa dahi, indirilen KDV’nin, dökümlü listesi istenir. Görüldüğü gibi, defterlerin iyi muhafaza edilmesi gerekiyor. Aksi halde,“40 katır mı 40 satır mı?” sözünü bile gölgede bırakacak yaptırımlar var.